Есть причина, по которой тайм-менеджмент стал для многих недостижимым и недостаточным подходом к производительности. Может быть, вы считаете плохие навыки тайм-менеджмента своим худшим недостатком, чем-то, что мешает вам дома и на работе. Но почему нужно ожидать, что кто-то сможет «управлять» временем? Время - это неопределенная, автономная конструкция, и поэтому она по своей сути неуправляема.

Сколько раз вы говорили себе, что собираетесь сделай это в 14:00 Вы начинаете делать это в 2, но приходит более важное письмо - вещь ! - и вам нужно на него ответить. Вы будете очарованы своим почтовый ящик полон других писем ; с таким же успехом можно было бы ответить на них, пока открыто это окно. Одно электронное письмо содержит ссылку на статью, которая напоминает вам о другой статье, которую ваш друг прислал вам на днях, которую вы забыли прочитать. Вы начинаете читать и понимаете, что уже 2:28, и вы выделили только один час, чтобы сделать это первым делом. (Подавайте тревогу и браните себя.)

Вы не можете перевести часы обратно на 14:00 или приостановить время, пока восполняете потерянные 28 минут работы. Что ты может вместо этого - это переосмысление того, как, по вашему мнению, должна достигаться продуктивность. Вместо того, чтобы пытаться (и безуспешно) идти в ногу со временем, овладейте внимание - способность выбирать, когда и на чем вы концентрируетесь (или не делаете).

Почему тайм-менеджмент больше не помогает

«Пока мы формулируем свой путь к продуктивности в терминах управления временем, мы всегда будем отставать от восьмерки», - говорит Маура Томас , эксперт по продуктивности и автор Управление вниманием .

По словам Томаса, есть две основные причины, по которым управление временем как концепция не подходит многим. «Во-первых, когда мы говорим об управлении временем, это дает нам иллюзию того, что мы действительно контролируем время, хотя на самом деле у нас его нет - время идет независимо от того, что вы делаете», - объясняет она.

Во-вторых, когда большинство людей думают об управлении своим временем, их первым инстинктом является назначить встречу с собой (в 9 утра я собираюсь закончить свой квартальный анализ; в 10:30 я начну отвечать на электронные письма). Проблема, как указывает Томас, в том, что очень легко - проще всего - прервать встречу с самим собой. Кто вас остановит?

Время по-прежнему необходимо и важно, но оно не должно быть единственной вещью, с которой вы связываете свое личное чувство продуктивности. Томас рекомендует использовать свой календарь только для вещей, которые имеют «сильную связь со временем». Это ваши встречи с другими людьми, события, сроки выполнения проектов.

Другие задачи, у которых технически нет крайнего срока, за которые вы на самом деле не отвечаете ни перед кем, имеют более слабое отношение ко времени. В этих случаях, конечно, вы могли бы запланировать работу над чем-то в 15:00, но «если вы также не контролируете свое внимание в течение этого временного блока, это не имеет значения», - говорит Томас. «Каждый раз, когда этот временной блок заканчивается, задача не будет выполнена, если вы также не будете управлять своим вниманием».

«Если управление временем означает назначать встречи самому себе в вашем календаре, у нас это не получается, и мы всегда терпели неудачу», - говорит она. «Но причина того, что мы терпим неудачу сейчас, в том, что нас так много отвлекает».

СВЯЗАННЫЕ С: Советы по работе на дому Реально просто Редакторы клянутся

Что значит управлять своим вниманием?

Благодаря своим исследованиям, написанию и опыту преподавания продуктивности, Томас пришла к определению управления вниманием как «совокупности форм поведения, которые дают вам возможность распознать, где находится ваша голова, и [способность] переключиться на состояние мозга, которое является актуальнее в данный момент ».

Управление вниманием не полностью отделено от концепции времени или управления временем, поскольку все они взаимосвязаны. (Как признает Томас, «в некотором роде мы говорим о семантике, но слова, которые мы используем, очень сильны».)

Но как концепция его цель - изменить ваше понимание и стратегию для как ты мотивируешь себя : Вместо того, чтобы сосредотачиваться на попытках контролировать время, то, что никто не может контролировать, вы можете сосредоточиться на практике контроля своего внимания - то, что очень выполнимо (хотя и с практикой и силой воли). Проще говоря, Томас полон решимости напомнить людям, что они не беспомощны, и дать им возможность восстановить контроль над напряженными днями.

СВЯЗАННЫЕ С: Занятый? Техника помидора творит чудеса для продуктивности - и все, что вам нужно, - это кухонный таймер

Познакомьтесь со своей способностью управлять вниманием

Чтобы понять управление вниманием как метод продуктивности, мы сначала должны понять, как работает само внимание, как в целом, так и лично. Давайте вернемся к тем «состояниям мозга», о которых говорил Томас, или к «четырем квадрантам» внимания, которые мы занимаем и перемещаемся между ними в любой данный момент дня.

Она говорит: «Если мы в общих чертах классифицируем различные состояния мозга, в которых мы могли бы находиться - конечно, их бесконечное число - но в общем случае это: 1) Реактивное и отвлеченное, 2) Сосредоточенное и внимательное, 3) Мечтательное или Блуждающий разум и 4) Поток ».

1. Реактивный и отвлеченный

Это пространство, в котором большинство людей остаются в течение дня, независимо от того, являетесь ли вы домашним родителем или корпоративным консультантом. В этом состоянии вы можете быть пытающийся чтобы сосредоточиться, но вы все еще не можете контролировать свое окружение и остаетесь во власти отвлекающих факторов: уведомления по электронной почте, пинги Slack, телефонный звонок, желание прочитать классную статью, кто-то заскочит к вашему столу, чтобы задать быстрый вопрос, чувство голода перекус, или ребенок прерывает задание пока вы работаете дома .

«Мы переключаемся с одной вещи на другую ... и мы просто выполняем многозадачность - или, точнее, переключаемся между задачами - в течение дня», - говорит Томас. Вы можете начать проект, намереваясь довести его до конца, но множество внешних отвлекающих факторов и внутренних соблазны откладывать держать вас в реактивном и отвлеченном состоянии, что неудивительно, не является идеальным квадрантом управления вниманием для оптимальной продуктивности.

2. Сосредоточенность и внимательность

«Это второе ведро - полная противоположность», - говорит Томас. В сосредоточенное и внимательное состояние тот, в котором вы активно концентрируетесь. Вы прилагаете усилия к тому, чтобы сосредоточить все свое внимание на одной задаче (написание и отправка длинного отчета по электронной почте) или, возможно, посвящаете определенное количество времени и концентрации на набор задач (находите время, чтобы отправить несколько писем, которые вы отправили выключенный).

В любом случае, говорит Томас, в этом квадранте «вы предпринимаете шаги, чтобы убедиться, что вас не беспокоят, вы активно вытесняете другие мысли, которые вкрадываются, и вы удерживаете свое внимание в течение длительного периода времени на более когнитивном уровне. сложная задача ».

Это наиболее очевидное свободное пространство, которое нужно использовать, чтобы быть наиболее продуктивным и эффективным. Ссылки Томаса Кэл Ньюпорт , автор и доцент кафедры информатики Джорджтаунского университета, популяризировавший термин «глубокая работа» чтобы описать тип работы, которая происходит в этом состоянии.

СВЯЗАННЫЕ С: 3 простых метода осознанности, которые можно использовать в напряженный рабочий день

3. Мечтание или блуждание разума

«Здесь мы не обращаем внимания на что-то конкретное, но активно сопротивляемся отвлечениям», - объясняет Томас. 'Вы позволяете своему разуму блуждать и просто быть , и вы намеренно говорите «нет», вынимая телефон, чтобы отправить текст, включить телевизор или даже включить подкаст. Томас называет это тихими или промежуточными моментами, когда вы ждете автобуса, стоите в очереди, чтобы сделать заказ в кафе, или идете через парковку, чтобы сесть за машину.

Может показаться безобидным, даже умным - продуктивным! - заполнить эти промежутки между делом чем-то активным или отвлеченным (почему бы не выбросить несколько электронных писем во время езды в лифте?), И часто бывает. Но важно найти баланс, потому что именно во время блуждания этих маленьких карманов разума происходит все хорошее.

«Это состояние мечтания - это когда у нас есть озарение, когда мы получаем идеи и когда наше творчество действительно проявляется», - говорит она. «Вы не можете приказать себе придумать новую идею или решить проблему. Такое случается только в те тихие моменты. Мы каким-то образом пришли к осознанию того, что если мы не делаем, не делаем, не делаем, то мы не будем продуктивными. Но на самом деле все как раз наоборот ».

4. Поток

И, наконец, есть поток, глубоко сфокусированное психологическое состояние, в котором ваш мозг работает иначе, чем в любом из трех других секторов. Эта психологическая концепция была впервые признана и названа венгерским психологом Михаем Чиксентмихайи и предполагает легкую потерю себя в решении своей задачи. Когда вы в потоке, это означает, что часть вашего мозга, которая распознает вас во времени и пространстве (я голоден, мне холодно, это скучно, интересно, понравился ли кому-то мой пост в Instagram), уходит , - говорит Томас. «Вы полностью поглощены поставленной задачей; это полное погружение в то, что вы делаете ».

Другими словами, даже не осознавая этого, вы находитесь в зоне. Идеальное умственное место для продуктивности, верно? Но есть одна загвоздка: «Вы не можете командовать собой в поток», - говорит Томас, добавляя, однако, что «[если] вы остаетесь в сфокусированном и внимательном свободном пространстве в течение длительного периода времени, вам может повезти. достаточно, чтобы превратиться в поток ».

«Это четыре состояния мозга, в которые мы можем объединить нашу мозговую активность, и управление вниманием, в конечном счете, - это способность распознавать, в каком из них вы находитесь, и затем сознательно переключаться на то, которое лучше всего подходит вам в данный момент», - говорит она.

Как управлять своим вниманием

Если первый шаг к овладению управлением вниманием - это осознание того, где находится ваш разум в данный момент, второй - это распознавание того, какое состояние мозга идеально подходит для поставленной задачи, а затем намеренное переключение в это состояние мозга, чтобы получить его. Выполнено.

Будет справедливо сказать, что «сосредоточенность и внимательность» - а не более распространенное «реактивное и отвлеченное» состояние - это идеальное место для ума в напряженный день. Но как вы первым делом доберетесь туда утром, когда вам хочется спать и туман? Или около полудня, когда куча задач на вашей тарелке официально огромна? Или около 15:00. когда вы голодны, вы устали, а ваши коллеги (или семья) нарушают порядок? Вы возвращаете себе контроль.

«Люди говорят мне, что им нужно делать свою работу, но [они не могут этого сделать, потому что] люди продолжают их перебивать. Люди всегда собираюсь прервать вас, - объясняет Томас. «Единственный способ перестать прерывать вас - это сказать людям, чтобы они перестали прерывать вас на какое-то время».

Как выразился Томас: «Внимание - это противоядие от отвлечения». Вместо того, чтобы позволять отвлекающим факторам контролировать вас, признайте свою свободу воли. «Два наиболее важных метода для [начала работы] управления своим вниманием - это управление окружающей средой и своими технологиями», - говорит она. Вот как это сделать.

Контролируйте свое окружение

Один из способов сделать это - создать сигналы, которые сообщают другим, что вы пытаетесь сосредоточиться. Это может быть буквальный знак «Не беспокоить»; это тоже может быть надевание наушников; если у вас есть офис или отдельная рабочая зона, это может быть закрытие двери; или это может быть все вышеперечисленное, если вам нужно. «Каким бы ни был сигнал, говорите об этом четко - не ожидайте, что люди узнают, что если у вас есть наушники, это значит не беспокоить. Вы должны им сказать, - настаивает Томас. «Когда у меня включен сигнал« Не беспокоить », это означает, что не беспокойте меня, если это действительно не чрезвычайная ситуация. Это пример управления вашей средой. '

Нереально ожидать, что на весь день будет сигнал `` не беспокой меня '', но Томас рекомендует отключаться, чтобы глубоко сосредоточиться, скажем, на 20 минут каждый час или на 90 минут или около того дважды в день. день. «Частота и продолжительность зависят от вас, и это зависит от характера вашей работы или от того, насколько вы нужны окружающим, - говорит она.

Управляйте своей технологией

Как только вы создали среду, свободную от отвлекающих факторов, пора избавиться от главного отвлекающего фактора: от вашего устройства. Каждый баннер с уведомлением, номер, точка, пинг, DM призван привлечь ваше внимание. Они тоже хорошо с этим справляются, но у вас больше контроля, чем вы думаете.

«Второй шаг к контролю над окружающей средой и вниманием - это закрыть электронную почту или перейти в автономный режим или режим« не беспокоить », - советует Томас. Да, даже если самой задачей, над которой вы работаете, является электронная почта.

«Если у меня есть 50 [электронных писем], на которые мне нужно ответить, единственный способ сделать это - запретить приходить новые сообщения», - говорит она. «В противном случае я не дойду до существующих 50, потому что я отвечу на первый вопрос, а затем будет новый (и новый, и новый)». Обратите внимание только на новые письма после вы ответили на существующие сообщения, на которые намеревались ответить.

Затем спрячьте свой телефон - и «все остальное вокруг вас, которое гудит, гудит, вибрирует или иным образом привлекает ваше внимание», - говорит Томас. Включите режим 'Не беспокоить', беззвучно и лицом вниз или, что еще лучше, где-нибудь вне поля зрения. «Исследования показывают, что нас отвлекает только присутствие телефона, даже если он выключен и лежит экраном вниз». (Не паникуйте, вы можете проверить свой телефон, электронную почту, чаты Google, Twitter и все остальное, когда истечет установленный вами период фокусировки.)

Если вам нравится фоновый шум , будьте осторожны с тем, что хотите слушать. Вы можете подумать, что это подкаст, Офис повторы или рэп помогает сосредоточиться, но может быть и наоборот.

«Все разные, но исследования показывают, что в целом это очень отвлекает. «Больше всего людей отвлекает звук чужих голосов», - говорит Томас. «Если вы действительно хотите шума, сделайте это: классическая музыка, звуки океанских волн, щебетание сверчков или потрескивание огня».

СВЯЗАННЫЕ С: Белый шум, розовый шум или коричневый шум - какой цвет вам подходит?

Разбейте задачи и обозначьте точки остановки

Когда вы решили, что пора выполнить задачу и устранили возможные перерывы, выполняйте эту задачу, «либо пока она не будет завершена, либо пока вы не дойдете до точки остановки, которую вы определили перед началом работы». Здесь время и внимание идут рука об руку.

Если это одна большая задача, разбейте ее на достижимые части, выполнение которых станет вашими точками остановки. Оттачивайте каждую со своим полным вниманием, пока они не закончатся. Или установите таймер и решите, что вы собираетесь направить все свое внимание на выполнение того, что вы можете в этот период времени.

Начни реформировать старые привычки

Этот шаг посвящен отработке вышеперечисленных привычек, чтобы сосредоточение внимания стало второй натурой.

«Люди часто спрашивают меня:« Не зависимы ли мы от наших устройств? » Я не психолог, но могу сказать вам, что наша технология специально формирует привычку », - говорит Томас. «Все приложения на наших телефонах ... предназначены для того, чтобы отвлекать наше внимание».

Переход от задачи к задаче или поддавшийся искушению очистить уведомление, проверить текст, включить телевизор на предмет фонового шума - все это стало частью нашей повседневной жизни. По сути, мы обучены отвлекаться на каждом шагу. «Мы привыкли отвлекаться, - считает Томас.

Снижая отвлечение внимания, «вы больше привыкаете к продолжительным периодам времени без [них] и начинаете развивать свою способность оставаться сосредоточенными дольше», - говорит она. Точно так же, как отвлечение сокращает объем вашего внимания, контроль над этими отвлекающими факторами увеличивает объем вашего внимания. [В конце концов] вместо того, чтобы переключаться каждые несколько минут, у вас появляется больше возможностей выбирать, когда вы переключаетесь ».

«Наша неспособность достичь самых важных для нас вещей - именно так я определяю продуктивность - не потому, что у нас недостаточно времени в день», - заключает Томас. «Мы ведем себя так, как будто мы совершенно беспомощны перед всем, что нас окружает, хотя на самом деле это не так. Для меня это самое важное сообщение, которое меня больше всего увлекает ... Я действительно хочу, чтобы люди понимали, что вы контролируете свое внимание. Что ж, может, сейчас ты и не знаешь, но можешь ».

СВЯЗАННЫЕ С: Хотите перестать откладывать на потом? Вот 7 различных приемов, которые стоит попробовать прямо сейчас (не позже)