Все мы полагаемся на электронную почту для мгновенной переписки и уверенности в том, что наш пакет Amazon действительно в пути. Но можно с уверенностью сказать, что, несмотря на все свои похвальные преимущества, ваш почтовый ящик может быстро превратиться в проклятие вашего существования, если его не проверять. А вид захламленного почтового ящика вызывает непосредственный стресс практически у всех.

Регулярная проверка электронной почты - это повседневная задача, избежать которой невозможно, и независимо от того, насколько усердно вы нажимаете кнопку «ответить всем», управлять растущим почтовым ящиком легче сказать, чем сделать. И если вы менее прилежны - как, например, вы более склонны позволять своему электронные письма накапливаются без адреса - вероятно, что отсутствие организации в почтовом ящике (и опасение оказаться в долгах по электронной почте) влияет на вашу продуктивность больше, чем вы думаете. К счастью, есть выход из этой хаотичной дыры в почтовом ящике. Стремясь лучше управлять нашими непослушными почтовыми ящиками, мы привлекли профессионалов к продуктивности для экономии времени (читай: спасения жизней) управления электронной почтой, которые значительно приблизят нас к, казалось бы, неуловимому Zero Inbox.

СВЯЗАННЫЕ С : 6 вещей, которые объединяют все эффективные рабочие электронные письма

Похожие материалы

1 Проверяйте электронную почту только 15 минут за раз

По мнению эксперта по продуктивности и основателя Inkwell Press , Тоня Далтон, вы можете повысить свою продуктивность, коротко проверяя электронную почту, 15-минутные очереди . «Вы будете удивлены, узнав, сколько писем вы сможете прочитать и ответить за короткий промежуток времени, если будете проверять свой почтовый ящик партиями», - говорит она. «Главное - установить таймер, чтобы вы знали, когда у вас истекли 15 минут и когда пора переходить к другой работе».

два Планирование временных блоков для электронных писем

Точно так же возьмите за привычку планировать определенные временные блоки (по 15 минут) исключительно для проверки электронной почты. Постоянное чтение электронных писем по мере их поступления в ваш почтовый ящик в конечном итоге снижает продуктивность. Для профессий, где постоянное общение имеет решающее значение, составление расписания может быть нереальным. Но если вы внимательно посмотрите на свою работу, вы можете обнаружить, что можно назначить время чтения электронной почты, скажем, каждые 60 или 90 минут. Установите оповещения в своем календаре, пока не войдете в рутину. Если кому-то действительно нужно с вами связаться, они снова напишут вам по электронной почте, отправить личное сообщение , или позвоните по телефону. Если вы просматриваете электронные письма на своем телефоне, помечайте те, которые нужно проверить, как непрочитанные, чтобы не забыть ответить позже.

СВЯЗАННЫЕ С: Забудьте об управлении временем - Внимание Менеджмент - лучший путь к производительности

3 Целенаправленное использование папки черновиков

Не позволяйте вашему почтовому ящику превращаться в список дел, который вы проделываете сверху вниз, - говорит Чарльз Дахигг, журналист и автор бестселлеров. Умнее, быстрее, лучше . Это наихудший список из возможных, потому что буквально каждый может добавить к нему.

Создайте свой собственный список дел по электронной почте, открывая только те, которые требуют вашего внимания. Ищите важные электронные письма, требующие немедленного ответа (например, о приоритетных проектах или от вашего начальника). и откройте только эти сообщения или нажмите 'Ответить'. Не закрывайте окно ответа на своем компьютере или оставьте черновик в папке черновиков. Вот ваш список дел: эта стопка ответов. Используйте отведенное вам время по электронной почте, чтобы писать вдумчивые, убедительные ответы, а не пытаться пролистать большее количество менее актуальных материалов. Таким образом, ваша цель может состоять в том, чтобы создать пустую папку с черновиками, а не абсолютно пустой почтовый ящик.

4 Получайте электронные письма партиями

Если вы не можете не проверять каждый раз, когда слышите пинг, простой способ справиться с постоянным потоком электронной почты в вашем почтовом ящике (и не отвлекаться) - это использовать такой инструмент, как BatchedInbox плагин для Gmail избавит вас от постоянного отвлечения внимания. Он группирует ваши электронные письма и отправляет их вам волнами - но только в точное время по вашему выбору.

5 Безжалостно отказаться от подписки

Удаление нерелевантных информационных бюллетеней и уведомлений о продажах по одному может создать иллюзию продуктивности, но просмотр одной и той же нежелательной почты неделя за неделей только увеличивает неэффективность электронной почты. «По закону все информационные бюллетени должны содержать ссылку для отказа от подписки», - говорит Далтон. 'Найдите время, чтобы щелкнуть эту ссылку, чтобы отправить запрос на отказ от подписки. Это 10-секундное вложение, которое окупится в виде более чистого почтового ящика ».

Далтон также отмечает, что подписка на приложение или службу для отмены подписки по электронной почте не обязательно, чтобы избавить ваш почтовый ящик от беспорядка. «Многие из этих программ фактически продают ваш адрес электронной почты другим компаниям, чтобы они продолжали работать», - добавляет она.

СВЯЗАННЫЕ С: Как очистить свой телефон

6 Включите функцию предварительного просмотра

Используйте функцию предварительного просмотра вашей почтовой программы, если она есть (в большинстве из них есть). Это позволит вам просматривать первые несколько строк сообщения в отдельном окне, поэтому вам не придется полностью открывать его, чтобы прочитать, и вы можете мгновенно удалить нежелательную почту. (Бонус: это также снижает ваши шансы открыть сообщение с прикрепленным вирусом.)

7 Коснитесь электронных писем только один раз (и используйте пять D)

Далтон предлагает принять меры, как только вы откроете сообщение, с учетом 5 рекомендаций: сделать, делегировать, удалить, отложить и назначить. «Быстро отправляйте электронные письма, требующие менее двух минут действия, и делегируйте те, которые требуют действий с чьей-либо стороны», - говорит она. Немедленно откажитесь от подписки и удалите сообщения, которые не требуют действий, и отложите те уведомления, для завершения которых требуется более двух минут действия. Наконец, храните электронные письма, содержащие соответствующую информацию, в отдельной папке, чтобы вам было легче находить их в будущем.

СВЯЗАННЫЕ С: 7 заповедей этикета электронной почты, которым должен следовать каждый

8 Папки - твой друг

Когда вы используете свой почтовый ящик в качестве хранилища по умолчанию, он быстро превращается в ящик цифрового мусора, что затрудняет поиск того, что вам нужно, говорит Пегги Дункан , эксперт по личной продуктивности из Атланты. Конечно, вы можете вручную сортировать сообщения по папкам, но что еще лучше, вы можете настроить автоматические фильтры, которые направляют сообщения непосредственно в предпочтительную папку. Например, уведомления от Facebook могут попадать прямо в папку социальных сетей. Все сообщения от маркетинговой группы будут записаны прямо в ваш файл маркетинговых инициатив. (Gmail делает это автоматически, но вы можете настроить аналогичную систему с другими почтовыми службами, такими как Microsoft Outlook.) После того, как все электронные письма одного типа, такие как информационные бюллетени, сгруппированы в отдельной папке, вы можете выбрать все и удалить ненужные с помощью одним щелчком мыши. Найдите параметр автоматической сортировки электронной почты, который подходит вам и вашим задачам, и придерживайтесь его.

9 Составьте шаблон ответа

Если вы получаете несколько сообщений, содержащих похожие запросы, Далтон советует написать шаблонный ответ по умолчанию, который вы можете настроить и немного персонализировать с каждым ответом по электронной почте. «Сохраните ответ по умолчанию в качестве одной из подписей электронной почты, чтобы вы могли легко автоматически заполнять текст электронной почты», - говорит она. Гений, правда? (Только не забудьте изменить для получателя и обстоятельств.)

СВЯЗАННЫЕ С: Как на самом деле делать вещи, пока вы работаете из дома

10 Создайте учетную запись псевдонима для сортировки почты

Многие почтовые платформы (включая Gmail) позволяют создавать псевдонимы учетных записей, которые все отправляются в один почтовый ящик. «Я настроил свои псевдонимы учетных записей для подачи в единую папку», - говорит Далтон о тактике, которую она применяет для систематизации счетов и других важных финансовых документов. «Я не занимаюсь ни одним из этих писем до утра пятницы, когда посвящаю время сесть и разобраться со всеми своими финансами».

одиннадцать Просто. Не надо. Отвечать.

Там сказано. Этот совет выходит за рамки очевидной нежелательной почты - и мы, очевидно, не потворствуем тому, чтобы подставлять вашего босса. Мы говорим об этом сообщении от вашего коллеги двумя столами ниже. Дахигг утверждает, что часто люди задают вопросы, когда они, вероятно, могут найти ответы самостоятельно. И если я не отвечу, они найдут эти ответы. Как реализовать такое мышление, не чувствуя себя грубым? Беспокоясь о себе и своем времени больше, чем о времени других (ах!). Мантра для практики: нет причин, по которым я должен отвечать людям просто потому, что они пишут мне.

12 Переосмыслить мечту о нулевом почтовом ящике

Возможно, это не для всех подходящая жемчужина мудрости - для многих людей есть что-то очень приятное в том, чтобы заканчивать и начинать каждый день с чистым почтовым ящиком. Но для вас, возможно, это ожидание нереалистично и даже немного удушает. Религиозное опорожнение почтового ящика может быть пустой тратой времени (и, возможно, действительно о чем-то другом), - говорит Дахигг. Нажатие на удаление, удаление, удаление может быть удовлетворительным или показаться продуктивным, но зачем беспокоиться? Он задает вопрос: вы делаете это потому, что вам это нравится, или потому, что это действительно полезно? А если это бесполезно, возможно, вам не нужен чистый почтовый ящик - и, возможно, вам стоит перестать использовать это как барометр успеха.

СВЯЗАННЫЕ С: 8 экспертных советов по избавлению от ненужных вещей, которые помогут сократить экранное время