Независимо от того, является ли ваша переписка личной или профессиональной, мы все время от времени совершаем ложные электронные письма. (Если бы только вы могли стереть память о пересылке этого неподходящего электронного письма не тому человеку!) В следующий раз, когда вы будете писать сообщение для масс, следуйте этим заповедям электронного этикета, чтобы избежать неприятных неприятностей при общении.

СВЯЗАННЫЕ С: Все, что вы должны (и не должны) включать в электронное письмо об отсутствии на работе

Похожие материалы

1 Отвечайте всем осторожно

Не отвечайте всем, если каждый человек в этом списке рассылки не должен знать, что вам нужно сказать, - говорит Эйми Симингтон, генеральный директор Finesse Worldwide. Она предлагает просмотреть имена в списке и отвечать только тем, кому действительно нужен ваш ответ. Это может означать ответ только отправителю или трем из семи получателей. И если ваш менеджер или коллега хочет, чтобы его что-то скопировали, уважайте ее просьбу.

Вдумчивые ответы могут сэкономить время другим. По деловым или социальным причинам, люди начнут раздражаться потоком несущественных писем, потому что им придется останавливаться, чтобы их открыть, говорит Дайан Готтсман, основательница школы протокола Техаса. Так что подумайте дважды, прежде чем отвечать всем с помощью 'Не могу', когда в следующий раз вас пригласят на поздний завтрак.

два Никогда не оставляйте строку темы пустой

Хорошая тема помогает получателям расставить приоритеты по электронной почте, говорит Лиззи Пост, соведущая подкаста Awesome Etiquette. Что бы вы ни делали, не оставляйте это поле пустым. Создавая тему письма, сделайте ее конкретной и краткой и следите за своей орфографией и грамматикой. По словам Поста, это первое, что замечает человек.

СВЯЗАННЫЕ С: Организуйте свою рабочую жизнь за 5 простых шагов

Поскольку строка темы должна отражать содержание электронного письма, эксперты рекомендуют обновлять строку темы по мере развития разговора. Избегайте строк темы, которые могут преуменьшить срочность электронного письма (подумайте: быстрый вопрос, чтобы обозначить серьезную рабочую проблему) или заставить кого-то пропустить сообщение, которое, как он думает, он уже прочитало, объясняет Готтсман. Она предлагает начать новую беседу, если электронное письмо слишком далеко отходит от исходного сообщения.

3 Ответьте быстро

Хотя эксперты не пришли к единому мнению о времени ответа на электронные письма, они согласны с тем, что почти каждое электронное письмо заслуживает ответа. Если простого ответа (Понятно, спасибо или Похоже на хороший план) будет достаточно, попробуйте ответить, как только прочтете электронное письмо.

Иногда электронное письмо требует информации, сбор которой может занять несколько дней, но это не значит, что вам разрешено оставлять людей в подвешенном состоянии. «Сообщите им, что вы получили их электронное письмо, и мы вам ответим, когда сможете», - говорит Саймингтон.

И не забудьте использовать автоответчик, если вы путешествуете или из офиса - добавляет она, чтобы другие знали, что им не следует ожидать ответа.

4 Вперед с осторожностью

«Убедитесь, что вы пересылаете нужным людям по правильным причинам», - говорит Пост. Прежде чем пересылать, оцените конфиденциальность содержимого - включая все вложения, имена и контактную информацию всех, кто связан с сообщением. Некоторые люди предпочли бы, чтобы их контактная информация оставалась конфиденциальной. Если ветка содержит слишком много подробных моментов обсуждения, начните новое письмо.

СВЯЗАННЫЕ С: Как справиться с 5 крайне неприятными ситуациями с коллегами

5 Сообщите кому-нибудь, что ее взломали

Мы все были там. Вирус распространяется, и, прежде чем мы узнаем об этом, мы рассылаем дедушке спам со ссылками, которые заставят любого покраснеть. Если вы получили явно вирус, сообщите об этом жертве, которая может не знать, что происходит. Просто скажите: «Я хотел сообщить вам, что это происходит», - говорит Саймингтон. Это приятно.

6 Уважайте искусство электронной почты

Вы заботитесь о том, чтобы произвести хорошее впечатление лично, так почему бы не придерживаться того же стандарта в своей электронной почте? Электронная почта - это ваше отражение, и ее следует писать как письмо, а не как текст, но при этом не забывать о краткости, - говорит Саймингтон. Проверьте орфографию, грамматику и пунктуацию. Все заглавные буквы означают, что вы кричите, а строчные буквы означают, что вы ленивы. Она добавляет, что слишком много шрифтов, цветов и смайлов могут раздражать.

Будьте дружелюбны, не пытаясь переборщить с юмором. «Будьте осторожны, даже если у вас есть чувство юмора», - говорит Готцман. Тон в электронной почте слишком часто путают, и вы не хотите показаться непрофессиональным, потому что кто-то не понял вашу шутку.

7 Помните: за ужином электронной почты не будет

Одно дело, если вы случайно обедаете с второй половинкой (а свидание назначено на завтра), но ни в коем случае не проверяете электронную почту на званом ужине, - говорит Пост. Что касается встреч в офисе, это зависит от обстоятельств. Если коллеги приносят телефоны или ноутбуки в конференц-залы для доступа к электронной почте во время встреч, это, вероятно, нормально. Имейте в виду, что корпоративные культуры будут иметь разные политики в отношении электронной почты, - говорит она. Знайте характер электронной почты в своей работе, чтобы быть уместным.