Использует ли ваш офис платформу обмена мгновенными сообщениями, такую ​​как Slack или Google Hangouts? В настоящее время вы можете использовать его только, чтобы поболтать с коллегой, лучшим другом или быстро связаться с начальником, чтобы сообщить, что вы опаздываете. Но если вы не пользуетесь мгновенными сообщениями для оптимизации рабочего общения и развития эффективного сотрудничества между своей командой и другими командами, вам следует это сделать. Вот правильный способ - и подходящее время - использовать мгновенные сообщения на работе.

IM или электронная почта?

Это электронное письмо из одного предложения, ответ из двух слов или быстрое приветствие хорошо работает в такой системе обмена сообщениями, как Slack. Он также идеально подходит для постоянных разговоров, которые требуют многообещающего разговора - тех, которые не обязательно заслуживают назначенного, личная встреча или же телефонный звонок , но лучше оставить их для обмена мгновенными сообщениями, чтобы избавить всех от почтовых ящиков. Хотя электронная почта остается необходимой для внешнего общения, платформа обмена сообщениями может серьезно сократить объем вашей внутренней электронной почты.

СВЯЗАННЫЕ С: Поработайте над своим почтовым ящиком навсегда с помощью этих профессиональных советов по управлению электронной почтой

Будьте организованы.

«Настоящая сила платформы обмена сообщениями - это возможность каталогизировать и систематизировать информацию», - говорит Анна Пикард, руководитель отдела коммуникаций с брендами в Slack. «В отличие от электронной почты, которая может быть автоматически удалена со временем или отключена, когда кто-то покидает компанию, файлы и информация, которыми поделились в Slack, всегда доступны, - говорит она, - что дает новым сотрудникам преимущество в знаниях группы». Организация превыше всего. Создавайте каналы по темам или проектам и приглашайте к беседе соответствующих людей. Хотите поговорить один на один? Используйте функцию прямой переписки, чтобы обсуждения в каналах оставались сосредоточенными на теме.

Будь краток.

Пикард советует сохранять удобочитаемость сообщений, используя маркеры и даже смайлики. Если что-то требует дальнейшего обсуждения или объяснения, начните отдельную беседу; в Slack просто щелкните всплывающее окно чата под ответом. Думайте об этой теме как о боковой панели: она гиперспецифична и позволяет вам уточнить тему, не запутывая общий разговор.

СВЯЗАННЫЕ С: 6 вещей, которые объединяют все эффективные рабочие электронные письма

• Кейлин Харрис
• Мэгги Сивер