Любой, кто глубоко погряз в долгах по электронной почте, знает, как тяжело быть должником кому-то (или большому количеству людей) за ответ. Они также знают, как тяжело смотреть в лицо музыке, осознавать опоздание и нажимать «Отправить».

Стоит ли признавать и извиняться за задержку или вести себя спокойно и вести себя так, будто все в порядке? Стоит ли вообще отвечать по прошествии определенного времени? Прежде чем совершить какое-либо электронный этикет бестактность, прочтите самые важные правила, которые можно и чего нельзя отвечать на электронное письмо с опозданием, прямо от двух экспертов по этикету (плюс несколько примеров ответов для начала).

1. Определите, действительно ли вы опоздали с ответом.

Решите, действительно ли вы опоздали или просто чувствуете себя виноватым, - говорит Дайан Готтсман, национальный эксперт по этикету, автор книги Современный этикет для лучшей жизни (9 долларов США; amazon.com ) и основатель Техасской школы протокола. У вас есть 24-часовое окно или один рабочий день, чтобы ответить на неэкстренное электронное письмо.

2. По большей части за это стоит извиниться.

Бывает, что все пропускают сроки или забывают ответить - никогда не помешает признать это, прежде чем двигаться дальше. Когда это происходит, необходимо принести извинения, - говорит Джоди Р.Р. Смит, президент Mannersmith etiquette consulting и автор книги. Книга по этикету: полное руководство по современным манерам (10 долларов США; amazon.com ). Извинитесь и продолжайте разговор.

3. Будьте краткими и по существу.

Цель электронного письма - быть быстрым, информативным и кратким. «Вот как вы должны справиться с оплошностью, если не ответите вовремя (намеренно или нет)», - говорит Готтсман. Не нужно изображать поэзию, делиться TMI или придумывать отговорки.

По словам Смита, объяснения часто только мешают. Не нужно придумывать небылицы и уж тем более уродливую правду.

Если вы собираетесь привнести в это немного индивидуальности, Готтсман советует использовать что-нибудь простое: извините, что не ответил вам раньше. Я изучал ваш запрос и случайно не ответил сразу. И оставим все как есть.

4. С умом подбирайте слова.

Конечно, если вы находитесь рядом с другим человеком, уместен более непринужденный и разговорный тон. Готцман отвечает: «О, черт возьми, мне очень жаль, что я так долго не отвечал вам». Пожалуйста, прости меня! отлично подходит для ваших близких, но, возможно, не для профессионального обмена электронной почтой с вашим начальником. Многие менеджеры раздражают, когда на отчет приходит запоздалый сленг вроде: «Моя плохая». Это выглядит легкомысленным или неискренним. Лучше придерживаться профессиональных проверенных правил, таких как: извинения за задержку, я исправлюсь и буду лучше двигаться вперед.

5. Решите быть лучше.

Электронное письмо с указанием крайнего срока сидеть и сидеть в своем почтовом ящике - это не весело, но и неудобно для другого человека. По словам Готтсман, в будущем поставьте себе цель отмечать важные электронные письма, чтобы их не упустили из виду. Промедление с запоздалым ответом только усложняет ситуацию.

Несколько примеров писем с поздним ответом

Если вы пропустили важный срок работы, Смит говорит, что вы должны владеть им, то поблагодарите вас за терпение:

Пожалуйста, извините за задержку. Сейчас мы завершаем проект и завтра получим от COB всю запрошенную информацию. Спасибо за дополнительное время, так как мы смогли полностью ответить на все ваши вопросы и с нетерпением ждем возможности поговорить с вами на встрече на следующей неделе.

Если кто-то отправил вам дружеское письмо без крайнего срока, но это предполагает вежливый ответ, Готтсман предлагает:

Спасибо за любезное письмо по поводу моего недавнего продвижения по службе. Я переезжал в офис в течение последних нескольких дней, и время ушло от меня. Я с нетерпением жду встречи с вами на конференции на следующей неделе.

Если вы полностью пропустил крайний срок ответа , - говорит Смит, - делайте свою ошибку короткой и сладкой и вместо этого сосредоточьтесь на событии.

Мне очень жаль, что я пропустил дату ответа, конечно, мы будем на вашем особом мероприятии. У меня уже есть платье, и мой муж собирается надеть туфли для танцев.

Если вы получили плохие новости от друга или родственника и откладываете ответ, Смиту понравится такой мягкий подход:

Ваше электронное письмо стало полной неожиданностью, и я хотел подождать, пока у меня будет минутка тишины, чтобы по-настоящему ответить. Это должно быть очень трудное время ...

Единственный раз, когда можно не отвечать

Если электронное письмо вас не интересует (подумайте: массовые запросы) или от кого-то, кого вы бы предпочли заблокировать, нажмите «удалить». и не думай дважды, - говорит Готцман.

СВЯЗАННЫЕ С: Все, что вы должны (и не должны) включать в электронное письмо об отсутствии на работе