КАК ПИСАТЬ ЭФФЕКТИВНЫЕ ЭЛЕКТРОННЫЕ ПИСЬМА НА РАБОТЕ | РЕАЛЬНО ПРОСТО

Если вы когда-либо получали электронное письмо от коллеги с чрезмерно подробными инструкциями, запутанными запросами или способ включено слишком много ненужных получателей, вы знаете о важности эффективного общения по электронной почте на работе. Электронные письма, отправленные без организации или обдумывания, могут фактически затруднить рабочий процесс, как правило, раздражать людей и вызывать недопонимание, которого можно было бы избежать.

Итак, как создать четкое и эффективное электронное письмо, обеспечивающее правильный баланс между подробным и лаконичным? тот, который затрагивает все нужные темы для всех нужных людей? Во-первых, вам нужно знать, когда что-то должно быть отправлено по электронной почте - в отличие от прямого сообщения, личная встреча , или же телефонный звонок . Электронные письма идеально подходят для отправки длинных списков инструкций, проверки проекта или обмена файлами. Связь по электронной почте также обеспечит письменную запись любых важных разговоров, к которым вам нужно будет обратиться позже. Вот шесть вещей, которые делают все эффективные писатели перед тем, как нажать «отправить».

1. Разверните строку темы

Перво-наперво вы захотите адаптировать строку темы к сообщению и / или вашему ответу. Вы пишете кому-то, кто писал вам на прошлой неделе? Не открывайте старое, не связанное с этим сообщение и нажимайте 'ответить' - это ваш получатель точно забыл, что он написал вам неделю назад. Помогите им сориентироваться и составьте ответ со свежей строкой темы, отражающей либо новую тему, либо ваш ответ на их сообщение (например, справочная информация о нашем новом клиенте, Джейн Доу или Как добраться до нашего нового дома в Кливленде), - говорит Пегги Дункан, эксперт по персональной производительности в Атланте. У вас меньше шансов запутать получателя, а ваше сообщение будет легче найти позже.

Во-вторых, будьте конкретны. Например, вот неправильная / расплывчатая тема: 'Собрание персонала'. А теперь лучший вариант: пожалуйста, принесите это приложение до 14:00. встреча персонала. «Когда вы включаете подробности, такие как необходимое действие или подробности о том, где и когда, вы помогаете получателю мгновенно оценить важность вашего сообщения», - говорит Марша Иган, автор книги Детокс почтового ящика и привычка к совершенству электронной почты (20 долларов США; amazon.com ). Это также поможет им не забыть выполнить требуемую задачу.

Не знаете, какой должна быть тема? Подумайте о ключевых словах, которые вы бы использовали, если бы вам нужно было найти письмо позже, - говорит Ник Морган, автор книги. Вы меня слышите? Как общаться с людьми в виртуальном мире (11 долларов США; amazon.com ).

2. Предоставьте подробные инструкции

Четкость письменных указаний может повлиять на эффективность рабочего электронного письма. Если вы назначаете соответствующие задачи группе людей, разбейте их по людям и используйте маркированный список, чтобы помочь всем точно знать, с чем вам нужна помощь, в частности, от каждого из них.

3. Тщательно выбирайте получателей.

Напишите электронное письмо, прежде чем добавлять получателей, - говорит Ванесса Ван Эдвардс, автор книги Увлекайтесь наукой преуспевания с людьми (12 долларов США; amazon.com ). Это не только предотвратит ужасную случайную отправку, но также позволит вам добавлять получателей в зависимости от содержимого электронного письма. Хотите избежать длинных цепочек писем с несколькими людьми? Если вам нужно, чтобы несколько человек прокомментировали что-то, например документ, подумайте о создании файла с общим доступом (например, Google Doc), где каждый может предлагать изменения в одном месте, не отправляя тысячи писем.

СВЯЗАННЫЕ С: Все, что вы должны (и не должны) включать в электронное письмо об отсутствии на работе

4. Вырезать дренажный язык

Отправляете электронное письмо о беспорядке, который нужно исправить? Вместо того, чтобы разглагольствовать о том, что это за тормоз или чья это вина, сосредоточьтесь на действие необходимо для устранения проблемы. Например, вместо того, чтобы сказать: «У клиента проблема с нашей презентацией, и ее будет сложно исправить», попробуйте: «Мне бы очень хотелось, чтобы вы помогли исправить то, что клиент поднял во время нашего звонка». Это сделает дать отрицательный отзыв или более эффективно запрашивать неприятные задачи по электронной почте.

5. Включите инструкции для ответа

Даже если ваше электронное письмо не требует ответа (я буду на приеме у врача в течение следующих двух часов или вы можете сдать отчет завтра, а не сегодня), многие люди чувствуют себя обязанными подтвердить это, нажав ОК или Спасибо. Дайте этим людям легкость. Если вы не хотите получать ответ, включите в конце сообщения «Ответить не нужно», - говорит Дункан. Это экономит время с обеих сторон и не дает бесполезным электронным письмам загромождать почтовые ящики. Кроме того, не стесняйтесь писать заранее спасибо, когда задаете кому-то вопрос. Это избавит вас от соблазна отправить однострочное «Спасибо», когда человек ответит.

6. Не переусердствуйте

Электронные письма предназначены для фактов, а не для чувств, - говорит Иган. Из-за отсутствия интонации голоса и языка тела в цифровой переписке некоторые чувства - то, что вы думаете о коллеге, что вы думаете о вечеринке вашего соседа - можно легко неверно истолковать. Если вы хотите затронуть деликатный (или менее позитивный) вопрос, вместо этого позвоните им.

СВЯЗАННЫЕ С: 7 заповедей этикета электронной почты, которым должен следовать каждый