Положите бумагу на ее место

Общее правило для бумаг - выбросить все. Мои клиенты всегда выглядят ошеломленными, когда я говорю это. Конечно, я не имею в виду, что мы должны полностью исключить бумаги. Я просто пытаюсь понять, сколько решимости нам нужно, чтобы выбрать только то, что абсолютно необходимо, и отбросить все остальное. Листы бумаги кажутся такими тонкими; мы часто цепляемся за них, даже не задумываясь. Чем больше документов мы накапливаем, тем больше времени уходит на поиск конкретных документов и тем сложнее их приводить в порядок.

Начните с того, что соберите все свои бумаги в одном месте и внимательно изучите каждую. Даже бумаги, которые находятся в конвертах, следует вынимать и проверять страницу за страницей на случай, если к ним примешаны рекламные буклеты или другой нежелательный материал.

Во время беглого просмотра содержимого может быть полезно сортировать документы по категориям. Это упрощает и ускоряет регистрацию, когда вы закончите. Документы можно условно разделить на три категории: ожидающие, сохраненные, потому что вам нужно, и сохраненные, потому что вы хотите.

СВЯЗАННЫЕ С: Как избавиться от беспорядка с бумагой всего за 5 минут в день

В категорию ожидающих рассмотрения входят документы, требующие каких-либо действий, например неоплаченные счета. Я рекомендую хранить их все в одной вертикальной коробке для папок, пока вы не разберетесь с ними. Таким образом, они не будут перепутаны бумагами других категорий.

Теперь давайте посмотрим на документы, которые нам необходимо сохранить . Отсортируйте их по категориям и храните в шкафу или в папках на полке. Если вам не нужно хранить оригиналы, вы можете отсканировать их и сохранить в электронном виде. В этом случае, вместо того, чтобы сканировать их по мере сортировки, более эффективно поместить их в стопку для последующего сканирования и выполнить сканирование за один присест.

Последняя категория - это документы, которые вы хотите сохранить по другим причинам. Это могут быть документы, которые вы хотите сохранить в качестве справки, или те, которые действительно вызывают у вас радость. Но поскольку отскок - обычная проблема, когда люди цепляются за вещи только потому, что имейте в виду, что основное правило для бумаг - выбросить их все.

В моем уроки уборки , когда клиенту сложно решить, какие бумаги оставить, а какие выбросить, я задаю вопросы по каждой - например, когда вам это нужно? Сколько времени у вас есть? Как часто вы возвращаетесь и просматриваете это ?, Можете ли вы найти такой же контент в Интернете ?, Вы уже сохранили его на своем компьютере ?, Насколько это было бы проблемой, если бы у вас его не было? и Действительно ли это вызывает радость? Если вы не согласны с посылкой, что вы должны выбросить их все, попробуйте представить, что я только что вошел в ваш офис и объявил, что собираюсь уничтожить все ваши бумаги. Чтобы ты делал? Какие из них вы бы попытались спасти от измельчителя?

Как хранить бумаги, чтобы никогда не отскочить

Если вы соблюдаете три моих правила хранения, вы никогда не вернетесь к беспорядку с бумагами.

Похожие материалы

1 Распределите каждую бумагу по категориям до последнего листа.

Начните с сортировки документов по четким категориям, таким как презентации, проектные предложения, отчеты и счета. Используйте любую систему, которая лучше всего подходит для вас. Пришло время классифицировать ваши документы таким образом, чтобы облегчить вам жизнь.

два Храните документы в вертикальном положении.

Для оптимальной эффективности крайне важно хранить документы в подвесной файловой системе. Поместите каждую категорию бумаг в отдельную папку и храните их в шкафу для документов или вертикально в ящике для документов на полке. Хранение их таким образом поможет вам увидеть, сколько у вас бумаг. Также выглядит аккуратно и аккуратно.

3 Сделайте ящик ожидания.

Сохраняйте только те бумаги, с которыми вам нужно разобраться в этот день. Когда вы обработали ожидающие рассмотрения документы, выбросьте те, которые не нужно хранить.

После того, как вы отсортировали свои документы и решили, к какой категории относится каждая категория, посмотрите на свое рабочее пространство и определите максимальный объем места, доступного для их хранения. Когда вы превысите это емкость накопителя , бумаги начнут переполняться. Это сигнал о том, что вам нужно пересмотреть то, что там есть. Регулярно проверяя таким образом, вы всегда сможете держать свои документы в порядке.

СВЯЗАННЫЕ С: В своей последней книге Мари Кондо рассказывает, как найти работу, которая вызывает радость

Загоните свою коллекцию книг

Бестселлер, который вы надеялись когда-нибудь прочитать, книгу с практическими рекомендациями по бухгалтерскому учету, которую вы купили, чтобы улучшить свои навыки, книга, полученная от клиента… какие книги у вас есть на рабочем месте?

Книги наполнены ценными знаниями, которые могут помочь нам в нашей работе. Когда они хранятся за нашими столами или на книжных полках, они могут дать нам вдохновение или чувство защищенности. Их чтение может повысить нашу мотивацию, а простое их отображение может добавить индивидуальности нашему пространству. На самом деле, однако, мы часто держим книги на работе по неправильным причинам.

У одной из моих клиенток в офисе был книжный шкаф, заполненный непрочитанными книгами. Когда мы их посчитали, их было более 50, и более половины лежали на полке два года и более. - Я прочитаю столько, сколько смогу, во время следующего отпуска, - заявила она. Однако когда мы встретились снова, я не удивился, узнав, что она сдалась на полпути. Большинство книг, которые ей удалось прочитать, были ее недавними покупками. Она сказала, что оставлять их непрочитанными казалось такой пустой тратой, что я решила быстро прочитать их, чтобы пройти через них. Но мне стало казаться, что я делаю это из чувства долга. Мне это не доставляло радости. Это казалось еще более бесполезным, поэтому я решил отпустить многих из них. В конце концов, она решила оставить в своем офисе только тщательно отобранных 15 человек.

СВЯЗАННЫЙ: Лучшие книги 2020 года (пока)

Приводя в порядок свои книги, начните с того, что соберите их все в одном месте. Возможно, вы думаете, что было бы лучше просто выбрать их, посмотрев на названия, пока они еще находятся в вашем книжном шкафу, но, пожалуйста, не пропускайте этот шаг. Книги, которые слишком долго лежали на полке, стали частью декораций. Ваш разум не замечает их, даже когда они находятся прямо на линии вашего взгляда, и поэтому трудно решить, какие из них вызывают радость. Только взяв каждую из них в свои руки, вы сможете увидеть их как отдельные сущности.

Если вам трудно судить, вызывает ли конкретная книга радость или нет, попробуйте задать себе определенные вопросы. Например, когда вы его купили? Сколько раз ты это читал? Вы хотите прочитать это еще раз?

Еще один вопрос, который стоит задать себе, - какую роль эта книга играет в вашей жизни. Книги, которые вызывают радость те, которые мотивируют и заряжают вас энергией, когда вы их читаете и перечитываете, те, которые делают вас счастливыми, просто зная, что они есть, те, которые информируют вас о последней информации, и те, которые помогают вам лучше выполнять свою работу, например руководства.

И последний вопрос, который стоит задать: купили бы вы эту книгу сейчас, если бы видели ее в книжном магазине, или она уже прошла свой расцвет с точки зрения вашего интереса к ней. То, что вы за них заплатили, не означает, что вы должны дочитать каждую книгу.

Задача таких вопросов не в том, чтобы заставить себя бездумно чистить книги. Скорее, это поможет вам изучить свои отношения с каждым из них. Если книги вызывают у вас радость, то правильный выбор - хранить с уверенностью столько, сколько вы хотите.

По материалам Joy at Work © 2020, KonMari Media Inc. и Скотт Соненшейн. Используется с разрешения Little, Brown and Company, Нью-Йорк. Все права защищены.

Мари Кондо - автор бестселлер s Изменяющее жизнь волшебство уборки (12 $, amazon.com ; 16 долларов, bookshop.org ) а также Радость на работе (10 долларов, amazon.com ; $ 23, bookshop.org ) , и звезда Уборка с Мари Кондо на Netflix. Скотт Соненшейн - профессор Университета Райса и автор бестселлеров Протяжение (23 $, amazon.com ; 28 долларов США, bookshop.org ) .