КАК ХРАНИТЬ И СИСТЕМАТИЗИРОВАТЬ ВАЖНЫЕ ДОКУМЕНТЫ ДОМА

Даже самый беспорядочный и переполненный картотечный шкаф с личными документами можно использовать для отправки - вам просто нужно время, терпение и надежная стратегия хранения бумаги. Независимо от того, недавно ли вы окончили школу и впервые взрослеете, или живете в доме, полном детей, у каждого из которых есть свой набор важных личных документов, вам нужна система хранения бумаги на всю жизнь, которая поможет вам отсортировать все, от страховых требований до выписки по кредитной карте. Вот как максимально упростить поиск и хранение важных документов дома.

СВЯЗАННЫЕ С: Как заменить (и сохранить) важные документы

1. Расставьте сваи

Начните с сортировки документов по категориям (дом, школа, домашние животные). Удалите устаревшие или ненужные документы, содержащие личную информацию, такую как ваше имя, адрес и особенно номер социального страхования или номер кредитной карты. Менее конфиденциальные документы можно просто переработать.

2. Удобная сортировка

Создавайте ярлыки, указав первыми категории с большим изображением, за которыми следуют более узкие описания (Медицина: Джули или Налоги: 2017). Используйте манильские папки со всеми правыми или левыми вкладками - они быстрее пролистываются, чем вкладки с разным расположением - и располагайте их в алфавитном порядке.

3. Подберите подходящий размер.

Определите, сколько места для хранения вам нужно. Например, если вы храните большую часть файлов в цифровом виде, не используйте большой картотечный шкаф. Это пустая трата места, и у вас может возникнуть соблазн заполнить его файлами, которые вам не нужны, или предметами, которых нет в картотеке. Вместо этого выберите настольный файловый ящик.

4. Учитывайте частоту

Места для хранения вне дороги (подумайте о высоких полках в менее используемых шкафах) - идеальное место для архивирования таких файлов, как налоговые декларации и банковские выписки. Зарезервируйте легкодоступные места для предметов, которые вам нужны чаще, например, школьных форм и рецептов.

5. Создайте посадочную площадку.

Создайте зону ежедневного приема почты в зоне с интенсивным движением, например на кухне, для входящей почты и работы с документами. Обозначение одного места предотвратит скопление свай по всему дому. Входящий ящик или настенная корзина сэкономят место и позволят понять, когда предметы переполнены и с ними нужно разбираться. Отфильтруйте нежелательную почту и упаковочную бумагу, прежде чем добавлять что-либо в зону перетаскивания. Обращайтесь к предметам, которые здесь попадают, по крайней мере, два раза в неделю, а затем отправляйте их в архив или утилизируйте.

6. Держите его в чистоте.

Проверяйте регулярно просматриваемые файлы каждые три-шесть месяцев. Архивируйте или уничтожайте документы, которые больше не актуальны. Налоговые декларации и документы, касающиеся домашнего ремонта, должны храниться не менее трех лет.

Бонус: отказ от бумаги

Организация документов в цифровом виде, очевидно, создает меньше проблем с пространством, а инструмент поиска на вашем компьютере может помочь вам найти именно то, что вы ищете. Следуйте тем же правилам для цифровых этикеток, что и для физических. Создавайте резервные копии файлов на внешний жесткий диск или используйте облачное хранилище, например Google Диск. В Evernote для сканирования приложение (бесплатно; iOS ) помогает быстро преобразовывать бумажные файлы в цифровые.