Шаг 1. Выбросьте подтвержденные квитанции и квитанции банкоматов

Почти все ваши финансовые документы можно разделить на три категории: записи, которые вам нужно хранить только за календарный год или меньше, документы, которые вам нужно хранить в течение семи лет (типичное окно, в течение которого ваша налоговая декларация может быть проверена), и документы, которые вам следует хранить бесконечно.

Например, вам действительно нужно сохранять все эти квитанции о снятии наличных в банкоматах? Нет. После того, как вы проверили информацию в том виде, в котором она отображается в вашем онлайн-аккаунте или в ежемесячной выписке, вы можете выбросить квитанцию ​​банкомата. То же самое касается депозитных квитанций и квитанций по кредитным картам. Не храните товарные чеки для мелких покупок после того, как вы удовлетворительно использовали товар несколько раз или после истечения срока гарантии. Сохраняйте квитанции о крупных покупках (любой предмет, стоимость замены которого превышает франшизу по страховке вашего домовладельца или арендатора).

Вскоре после окончания календарного года вы, вероятно, сможете выбросить (или, что более безопасно, уничтожить) кучу дополнительных бумаг, включая квитанции о зарплате, ежемесячные выписки по кредитной карте и ипотеке, счета за коммунальные услуги (если это не так. необходимые для деловых вычетов), а также ежемесячные или ежеквартальные отчеты брокерских компаний и компаний паевых инвестиционных фондов за предыдущий год.

«Обычно деятельность за весь год подробно указывается в вашем окончательном отчете на конец года, что делает все остальные отчеты излишними», - говорит Эд Слотт, CPA из Роквилл-центра, Нью-Йорк. Например, в вашей последней квитанции о заработной плате и форме W-2 документируются все ваши доходы за год, если вы работаете на кого-то другого; если вы повторно работаете не по найму, ваши формы 1099 сделают то же самое. Точно так же большинство инвестиционных компаний и некоторые эмитенты кредитных карт отправляют исчерпывающие отчеты в январе. «Держите ежемесячные обновления, пока вы не свяжете их с итогами на конец года», - говорит Слотт.

Шаг 2. Держитесь за заключительные заявления до семи лет

Однако вам нужно будет хранить эти окончательные выписки по кредитной карте вместе с вашими W-2 и 1099 в течение как минимум трех лет, а желательно - семи. У Налоговой службы есть до трех лет с даты подачи налоговой декларации для проверки ее на наличие ошибок и до шести лет на проведение аудита, если есть основания подозревать, что вы занижали свой валовой доход на 25 процентов или более. (Срок давности отсутствует для тех, кто умышленно совершил мошенничество.) Действительно, вам нужно будет хранить все документы, подтверждающие ваше возвращение, до закрытия окна аудита. Среди дополнительных документов, которые вы должны сохранить: аннулированные чеки и квитанции на все вычитаемые бизнес-расходы (например, на развлечения, оборудование домашнего офиса и профессиональные взносы), взносы на пенсионный счет, благотворительные пожертвования, счета по уходу за детьми - карманные медицинские расходы, алименты, выплаты процентов по ипотеке и налога на имущество.

Если вы сознательно не представили фальшивую декларацию, вы можете выбросить эти подтверждающие документы через три-семь лет, в зависимости от того, насколько проста ваша налоговая ситуация.

Но не выбрасывайте фактические налоговые декларации или сводные данные по инвестиционным счетам на конец года, даже после того, как шансы на аудит практически исчезли. Эти документы не занимают много места и могут очень пригодиться для финансового планирования в будущем.

В целях страхования вы также захотите хранить квитанции о крупных покупках и квитанции, которые показывают, сколько вы заплатили за ремонт дома, на неопределенный срок, чтобы удовлетворить потенциальных покупателей и снизить возможные налоги на прирост капитала при продаже дома. Крайне важно сохранить квитанции о подтверждении, в которых указаны бенефициары и цена покупки акций, паевых инвестиционных фондов и любых других инвестиций, которыми вы владеете; храните эти записи на неопределенный срок, потому что однажды, по словам Слотта, «вы или ваши наследники должны будете точно знать, сколько вы заплатили, чтобы определить прибыль от ваших инвестиций для целей налогообложения».

Шаг 3. Придайте своим бумагам особый вид

Если у вас есть свободная комната или уголок, который вы можете обозначить как место для работы с документами, отлично; в противном случае подойдет ящик, шкаф или шкаф, где вы можете хранить счета и текущие записи, расположенный рядом со столом, на котором вы можете выписывать чеки. Что касается расходных материалов, вы найдете папки или конверты из бумаги, которые пригодятся для хранения документов, а также картотечный шкаф или картонную коробку для хранения документов.

Храните свое завещание, свидетельства о рождении и браке, страховые полисы, документы о собственности и другие постоянные записи в безопасном, но доступном месте рядом с другими финансовыми документами, чтобы вы и ваши наследники всегда могли быстро получить к ним доступ, если им понадобится .

Шаг 4. Будьте систематичны

Составьте план обработки всей бумаги. Выберите место, куда вы положите банкноты, например, манильский конверт, ящик, пластиковый ящик для входящих документов или сортировщик, и бросайте в каждый конверт по мере его поступления по почте. Затем, когда вы сядете платить по счетам, у вас будут все необходимые документы в одном месте.

Теперь вот ключ: как только вы оплатили счет или проверили выписку, немедленно отправьте ее. «Ваша цель должна состоять в том, чтобы прикасаться к листу бумаги как можно реже, а не перетасовывать его из стопки в стопку», - говорит Паула Бойер Кеннеди, специалист по финансовому планированию из офиса Ernst & Young в Миннеаполисе. «Если вы засунете банкноту обратно в ящик после того, как заплатите, он найдет друзей, и они спариваются и производят потомство. Очень скоро у вас будет настоящий помет ».

Опять же, все, что вам нужно, - это элементарная файловая система. Самый простой способ - бросить все, что связано с налогами, в одну емкость, как только вы закончите с этим: подойдет ящик, картотечный шкаф, бумажная папка-гармошка или даже коробка из-под обуви. Таким образом, когда вы будете готовы заполнить налоговую декларацию, все необходимые документы будут у вас под рукой. В качестве альтернативы вы можете с самого начала создать немного более организованную систему с отдельными папками с файлами для основных категорий вашей жизни. Вы можете, например, пометить свои папки по типу учетной записи (выписки по кредитной карте, брокерские отчеты, счета за коммунальные услуги и т. Д.) Или по налоговой категории (вычитаемые коммерческие расходы, благотворительные взносы и т. Д.) Или по финансовой цели ( жилье, пенсионный фонд, фонд колледжа и т. д.). Сначала это может занять больше времени, но в конечном итоге сэкономит время.

Шаг 5: устранение отставания

Если у вас есть система, вам все равно придется иметь дело со всеми уже накопленными сваями. Вместо того, чтобы начинать масштабную реорганизацию, начните с сортировки по небольшому стеку за раз. Вы можете выделить полчаса в день, чтобы просматривать старые газеты, возможно, просматривая новости или слушая музыку.

Вы будете поражены той разницей, которую имеет небольшая организация. «Люди не осознают, сколько они платят из-за того, что их финансовые документы находятся в беспорядке - просроченное списание средств с кредитной карты здесь, потерянный налоговый вычет там», - говорит Стефани Дентон, профессиональный организатор из Цинциннати. Тем не менее, долгосрочные моральные и финансовые выгоды могут быть даже больше. После того, как вы реорганизовались, «вы можете сосредоточить свою умственную энергию на действительно важных вещах, таких как ваши инвестиции и ваши финансовые цели», - говорит Терри Сэвидж, автор книги. Дикая правда о деньгах ( amazon.com ). «Приведение в порядок ваших финансовых документов приносит большие дивиденды, не вызывая беспокойства».