Определите, что делегировать

Сосредоточьтесь на задачах, которые помогают вашей карьере. Во-первых, потратьте 15 минут, чтобы написать исчерпывающий список дел. Это позволяет вам очистить свой разум и переключить внимание на действия, - говорит Тиффани Дюфу, автор книги. Бросьте мяч: добиться большего, делая меньше . Оцените каждую задачу с точки зрения общей картины: что действительно будет способствовать успеху проекта или поможет вам обеспечить продвижение по службе? Смените свой взгляд на «Что должно произойти сегодня?» На «Чего я пытаюсь достичь?» - советует Дуфу.

Запланируйте свое время. В сутках всего 24 часа - и вам нужно спать. Увидев свой полный список дел, вы подумаете: «Когда же я на самом деле все это сделаю?» говорит Мэри Джейн Нирдлингер, помощник городского директора Чапел-Хилл, Северная Каролина. «Ответьте на этот вопрос, используя свой календарь для планирования и составления расписания своих задач - с учетом времени на подготовку мозга, прием пищи и проверку электронной почты - точно так же, как вы бы это сделали на встрече», - говорит она. Заполните и эти временные блоки. «Мы склонны недооценивать, сколько времени нужно, чтобы добиться результата», - говорит Дюфу. Вы быстро поймете, что можете вместить только так много. И если что-то по-прежнему остается в приоритете, вам придется найти кого-нибудь, кто бы это сделал, - говорит Нирдлингер.

Расставьте приоритеты в задачах, которые можете выполнить только вы. Это не то, что вы можете сделать лучше; - это вещи, с которыми только у вас есть навыки, связи или политическая смекалка, - говорит Дуфу. «Возможно, вы единственный, кто может выступить с речью, но вы можете попросить помощи с подготовкой слайдов для презентации», - говорит она. Сохраняйте то, что требует вашей особой точки зрения. Я бы никогда не стала делегировать что-либо, что требует подлинной аутентичности, например, мой голос в письме или контроль над своим меню, - говорит Вивиан Ховард, шеф-повар из Кинстона, Северная Каролина, и автор поваренной книги. Глубокие корни . Избегайте делегирования задач, которые вам действительно нравятся, пусть даже тривиальные. По словам Нирдлингера, они делают вашу работу более счастливой. Может быть, вы любите бронировать собственные рейсы в командировку (и очень разборчивы в пересадках).

Назначить эффективно

Откройте для себя суперсилу каждого. Найдите время, чтобы лучше узнать своих товарищей по команде и их уникальные навыки. У каждой медсестры есть индивидуальные удивительные черты, будь то демистификация медицинского жаргона для пациентов или лучший анализ крови, говорит бывшая медсестра психиатрической больницы Элизабет Скала, автор книги Остановить выгорание медсестер . Как только вы найдете своего гуру PowerPoint или специалиста по холодным звонкам, вам будет проще поручить этому человеку выполнение этой подписной задачи.

Определите возможности роста. Дайте всем шанс сиять. Делегирование касается не только вас. «Речь идет о том, чтобы дать людям возможность расти и пробовать что-то новое», - говорит Нирдлингер. Если вы не можете перестать быть занятым достаточно долго, чтобы делегировать полномочия, вы сдерживаете свою команду. Спросите себя, кому действительно может быть полезен этот опыт или этот вызов? говорит Лаура Вандеркам, автор книги Я знаю, как она это делает . Если есть кто-то, кто хотел бы поучиться в новом отделе, отправьте ее на собрание к себе.

Спросите добровольцев. «Иногда мы настолько погрязли в своей занятости, что не отступаем и не видим, кто рядом, чтобы помочь», - говорит Нирдлингер. Она рекомендует сказать вашей команде, что я ошеломлена. Вы заметили, что я делаю что-нибудь, что, по вашему мнению, можно было бы помочь? По словам Нирдлингера, людям нравится быть полезными: это заставляет их чувствовать себя ценными. Как координатор волонтеров Habitat for Humanity в Ноксвилле, штат Теннесси, Тринити Эдгар запрашивает отзывы и спрашивает добровольцев, какую задачу они хотели бы выполнить. «Мы хотим, чтобы они чувствовали себя комфортно, но при этом побуждаем их повышать уровень комфорта», - говорит она.

Делегируйте по всем направлениям, в том числе и вверх. Иногда коллега - лучший человек для работы; иногда задача, на которую у вас уйдет несколько часов, может быть выполнена менеджером за один звонок. Сообщите человеку, что его опыт или участие приведут к победе компании. Будьте внимательны к своему языку, - говорит Линдси Поллак, автор книги. Стать боссом . Используйте слово «поддержка», «помощь» или «руководство» вместо «делегировать». Дуфу предлагает своему коллеге сказать, что я действительно мог бы воспользоваться вашей поддержкой для решения этой проблемы. Можете ли вы посетить эти три встречи вместо меня и поделиться своим глубоким пониманием? Для менеджера, скажем, ваше взятие на себя этих двух вещей устранит некоторые огромные препятствия для проекта. Вы не снимаете дела со своей тарелки; вы говорите, что нужно сделать, чтобы выполнить это задание не по назначению.

Сообщите о задаче

Изложите четкие ожидания. Ясность жизненно важна, когда вы делегируете какую-либо задачу. Точно объясните, что вам нужно, и согласитесь с результатом, - говорит Стейси Браун-Филпот, генеральный директор TaskRabbit. Будьте конкретны (означает как можно скорее завтра или до 17:00 сегодня?) И не предполагайте, что кто-то будет выполнять задачу так, как вы это делаете естественным образом. «Разные поколения используют разные инструменты», - говорит Поллак. Если вы хотите, чтобы кто-то написал благодарственное письмо от руки, а не послал электронное письмо, скажите именно это.

Покажи, не говори. Продемонстрируйте, как выглядит успех. «Подслушивать торговый звонок и точно слышать, что вы говорите и как вы отвечаете, - обычно лучше, чем любой сценарий», - говорит Поллак. Или дайте своему коллеге пять примеров того, как выглядит совершенство, и примеров того, чего не следует делать. Скала говорит, что после того, как этот человек некоторое время за вами следил за вами, подойдите к делу и спросите: теперь вам удобно делать это самому?

Рекламируйте преимущества каждой задачи. Давайте будем честными: мало кто в восторге от идеи забронировать конференц-зал или организовать складское помещение. Даже если ваша просьба не является сексуальной, выражайте ее с энтузиазмом. «Люди жаждут учиться и готовы помочь, когда их просьба позиционируется как возможность», - говорит Дуфу. Например, если вам нужно, чтобы кто-то делал заметки на собрании руководителей, скажем: «Эта встреча - шанс заглянуть в политику этой компании». Я хотел бы, чтобы вы присутствовали и делали заметки. Ховард добавляет напоминание: быть делегатором - не значит быть диктатором. Будьте вежливы с этим.

Оцените, работает ли это

Решите, как вы собираетесь регистрироваться. После передачи права собственности определите, как вы будете получать обновления. «Настройте что-то, что подходит вам обоим», - говорит Нирдлингер. «Создайте временную шкалу и определите, чего вы ожидаете на каждой контрольной точке», - говорит Браун-Филпот.

Решайте проблемы вместе. Если делегирование идет не очень хорошо, сразу расскажите, что не работает. Задайте серию честных вопросов: была ли у вас вся необходимая информация? Вам нужно обучение? Вам комфортно этим заниматься? «Примите участие в решении проблемы, чтобы превратить разговор из оборонительного в тактический», - говорит Нирдлингер.

Катайтесь с этим. Время от времени вам просто нужно идти на компромисс. «Иногда я не могу выразить свое видение понятным образом», - говорит Ховард. Вы должны быть открыты к тому, как делают что-то другие люди, и при этом вносить коррективы. Даже если задача не была выполнена идеально, если у вас было время сосредоточиться на другом важном проекте или уйти достаточно рано, чтобы пойти в спортзал или уложить детей, это определенная победа.