Положите бумагу на место

Общее правило для бумаг — выбрасывать все. Мои клиенты всегда выглядят ошеломленными, когда я говорю это. Конечно, я не имею в виду, что мы должны полностью отказаться от бумаги. Я просто пытаюсь передать, сколько решимости нам нужно, чтобы выбрать только то, что абсолютно необходимо, и отбросить остальные. Листы бумаги кажутся такими тонкими; мы часто цепляемся за них, даже не задумываясь. Чем больше бумаг мы накапливаем, тем больше времени уходит на поиск тех или иных документов, и тем сложнее их привести в порядок.

Для начала соберите все свои бумаги в одном месте и просмотрите каждую. Даже бумаги в конвертах следует вынимать и проверять страницу за страницей на случай, если к ним примешаны рекламные листовки или другой ненужный материал.

Может быть полезно сортировать документы по категориям, пока вы просматриваете содержимое. Это делает подачу их, когда вы закончите, быстрее и проще. Бумаги можно условно разделить на три категории: ожидающие, сохранить, потому что вы должны, и сохранить, потому что вы хотите.

СВЯЗАННЫЕ С: Как устранить бумажный беспорядок всего за 5 минут в день

В категорию ожидающих обработки входят документы, требующие каких-либо действий, например неоплаченные счета. Я рекомендую хранить их все в одной вертикальной папке, пока вы с ними не разберетесь. Таким образом, они не будут перепутаны с бумагами других категорий.

Далее, давайте посмотрим на документы, которые нам необходимо сохранить. Рассортируйте их по категориям и сложите в шкаф или в папки на полке. Если вам не нужно хранить оригиналы, вы можете отсканировать их и сохранить в электронном виде. В этом случае, вместо того, чтобы сканировать их по мере сортировки, более эффективно поместить их в стопку для последующего сканирования и выполнить сканирование за один раз.

Последняя категория — это документы, которые вы хотите сохранить по другим причинам. Это могут быть документы, которые вы хотите сохранить в качестве справочника, или те, которые действительно вызывают у вас радость. Но поскольку отскок — это распространенная проблема, когда люди цепляются за вещи просто так, имейте в виду, что основное правило для бумаг — выбрасывать их все.

На моих уроках уборки, когда клиент не может решить, какие документы оставить, а какие выбросить, я задаю вопросы о каждом из них — например, когда вам это нужно?, как давно оно у вас есть?, как часто вы ходите назад и посмотреть на него?, Можете ли вы найти такой же контент в Интернете?, Вы уже сохранили его на своем компьютере?, Насколько это было бы проблемой, если бы у вас его не было? радость? Если вы не согласны с тем, что вы должны выбросить их все, попробуйте представить, что я только что вошел в ваш офис и объявил, что собираюсь уничтожить все ваши бумаги. Что бы вы сделали? Какие из них вы бы постарались спасти от шредера?

Как хранить бумаги, чтобы вы никогда не отскакивали

Пока вы будете следовать моим трем правилам хранения, вы никогда не вернетесь к бумажному беспорядку.

Похожие материалы

один Категоризируйте каждую статью до последнего листа.

Начните с сортировки документов по четким категориям, таким как презентации, проектные предложения, отчеты и счета. Используйте любую систему, которая лучше всего подходит для вас. Настало время классифицировать документы таким образом, чтобы облегчить себе жизнь.

два Храните документы вертикально.

Для оптимальной эффективности крайне важно хранить документы в системе с подвесными папками. Поместите каждую категорию бумаг в отдельную папку и храните их в шкафу для документов или вертикально в папке для документов, расположенной на полке. Хранение их таким образом позволяет легко увидеть, сколько у вас бумаг. Тоже выглядит аккуратно и аккуратно.

3 Сделайте отложенный ящик.

Держите только те бумаги, с которыми вам нужно разобраться в этот день. Когда вы обработаете ожидающие рассмотрения документы, выбросьте те, которые не нужно хранить.

После того, как вы отсортировали свои бумаги и решили, к какой категории относится каждая из них, посмотрите на свое рабочее место и определите максимальное количество места, которое у вас есть для их хранения. Когда вы превысите эту емкость хранилища, бумаги начнут переполняться. Это сигнал о том, что вам нужно пересмотреть то, что есть. Регулярно проверяя таким образом, вы всегда сможете содержать свои бумаги в порядке.

СВЯЗАННЫЙ: В своей последней книге Мари Кондо рассказывает, как найти работу, которая вызывает радость

Соберите свою коллекцию книг

Бестселлер, который вы надеялись когда-нибудь прочитать, книга с практическими рекомендациями по бухгалтерскому учету, которую вы купили, чтобы улучшить свои навыки, книга, полученная от клиента… Какие книги есть у вас на работе?

Книги наполнены ценными знаниями, которые могут помочь нам в нашей работе. Когда они хранятся на наших столах или на наших книжных полках, они могут дать нам вдохновение или чувство безопасности. Их чтение может повысить нашу мотивацию, а простое их отображение может добавить индивидуальности нашему пространству. В действительности, однако, мы часто храним книги на работе по неправильным причинам.

У одной из моих клиенток в кабинете стоял книжный шкаф, заполненный непрочитанными книгами. Когда мы их подсчитали, их было более 50, и более половины лежали на полке в течение двух или более лет. «Я прочитаю столько, сколько смогу, во время следующего отпуска», — заявила она. Однако когда мы снова встретились, я не удивился, узнав, что она сдалась на полпути. Большинство книг, которые ей удалось прочитать, были ее последними покупками. Оставлять их непрочитанными казалось такой тратой времени, что я решила их быстро прочитать, сказала она. Но мне стало казаться, что я делаю это просто из чувства долга. Никакой радости это мне не приносило. Это казалось еще большей тратой, поэтому я решил отпустить многих из них. В конце концов, она решила оставить в своем кабинете только 15 тщательно отобранных документов.

СВЯЗАННЫЕ С: Лучшие книги 2020 года (на данный момент)

Приводя свои книги в порядок, начните с того, что соберите их все в одном месте. Возможно, вы думаете, что было бы лучше просто выбрать их, просматривая названия, пока они еще лежат в вашем книжном шкафу, но, пожалуйста, не пропускайте этот шаг. Книги, которые слишком долго простояли на полке, стали частью декораций. Ваш разум не регистрирует их, даже когда они находятся прямо в поле вашего зрения, и поэтому трудно решить, какие из них вызывают радость. Только взяв каждую из них в свои руки, вы действительно сможете увидеть их как отдельные сущности.

Если вам трудно судить, вызывает ли та или иная книга радость, попробуйте задать себе определенные вопросы. Например, когда вы его купили? Сколько раз вы его читали? Вы хотите прочитать это снова?

Другой вопрос, который следует задать себе, — какую роль эта книга играет в вашей жизни. Книги, которые вызывают радость, — это те, которые мотивируют и заряжают вас энергией, когда вы их читаете и перечитываете, те, которые делают вас счастливым, просто зная, что они есть, те, которые знакомят вас с самой последней информацией, и те, которые помогают вам выполнять свою работу. лучше, например, руководства.

Последний вопрос, который следует задать, заключается в том, купили бы вы эту книгу сейчас, если бы увидели ее в книжном магазине, или если бы она уже прошла свой пик с точки зрения вашего интереса к ней. То, что вы заплатили за них, не означает, что вы должны дочитывать каждую книгу до конца.

Цель задавать такие вопросы не в том, чтобы заставить себя бездумно очистить свои книги. Скорее, это поможет вам исследовать ваши отношения с каждым, кто у вас есть. Если книги вызывают у вас радость, то правильный выбор — хранить столько, сколько вы хотите с уверенностью.

Адаптировано из Joy at Work © 2020 KonMari Media Inc. и Скотта Соненшайна. Используется с разрешения Little, Brown and Company, Нью-Йорк. Все права защищены.

Мари Кондо, автор бестселлер s Изменившая жизнь магия уборки (, amazon.com ; 16 долларов, bookshop.org ) и Радость на работе (, amazon.com ; 23 доллара, bookshop.org ) , и является звездой Уборка с Мари Кондо на Нетфликсе. Скотт Соненшайн — профессор Университета Райса и автор бестселлеров Потягиваться (, amazon.com ; 28 долларов, bookshop.org ) .

• Мари Кондо и Скотт Соненшайн